Що може бути простіше, ніж зустрітись з друзями? Та й буденна робоча нарада не викликає особливого хвилювання. А свята в родинному колі — того більше, суцільне джерело радості. Проте не завжди все проходить ідеально: друзі нудяться по кутках, родичі сваряться, а колеги не розуміють навіщо їх відірвали від роботи. Експертка Прія Паркер в книзі «Мистецтво збиратись разом. Як організувати змістовну та результативну зустріч» розповість як влаштувати бездоганні сходини. Її досвід буде корисним як для неформальних посиденьок у вузькому колі, так і для зібрань цілої громади.
Коли йдеться про зустрічі, кількість не дорівнює якості. Численні дослідження показують, що «нераціональні збори» змушують людей розчаровуватись в соціалізації. Дункан Грін, спеціаліст з міжнародного розвитку, зізнається для Guardian: «Мій настрій під час всіх конференцій є сумішшю нудьги, відчаю та люті». У дослідженні «Дружба в Америці: криза довіри» показано, що 75% респондентів незадоволені своїми стосунками з іншими особами. Зібрання без мети — основна перешкода і для ефективної праці на робочому місці.
Щоб покращити якість зустрічей ми звертаємось до професіоналів: аніматорів чи ведучих, шеф-кухарів і декораторів. Створюємо бездоганні презентації й вручну підписуємо сотні запрошень. Але невдоволення лише зростає, бо проблема криється у відсутності змісту.
Прія Паркер спілкувалась з організаторами конференцій, тренерами, перформерами, коміками, майстрами чайних церемоній, громадськими активістами й навіть працівниками бюро ритуальних послуг. Опитавши понад сотню людей, що мають безпосередній досвід організації, авторка стверджує, що фундамент гарної зустрічі — це її мета.
Вам цікаво, навіщо я вас тут зібрав?
Здається, це не складно — зрозуміти навіщо всі зібрались під одним дахом. Люди гуртуються, щоб продемонструвати свою силу, виказати шану чи зізнання. Однак під час сходин ми помилково сприймаємо категорію за мету. Вважаємо, що назва зустрічі (нарада, майстер-клас, громадські збори) підкаже як саме організувати зібрання. Це може спрацювати, коли мова йде про формальності, але серйозно завадить задоволенню тих, хто зібрався.
Дін Бекет зрозумів це, коли став новим виконавчим редактором The New York Times. Зустріч «Перша Шпальта» проводили вже сімдесят років й вона була для редакції священною. Під час наради журналісти обирали які шість статей помістити на першу шпальту свіжого випуску газети. Кожен з 25-30 редакторів намагався довести, що його репортаж гідний бути першим з побачених. Збори стали традицією і проводились двічі на день о 10-й та 16-й годинах. Дін Бекет помітив, що ці зустрічі не відповідають реаліям: майже всі читачі переглядали газету в електронному форматі. Лише третина переглядала першу шпальту. На додаток, друковані новини доходили до них тоді вже неактуальними. Бекет поділився досвідом реорганізації «Першої Шпальти»:
Якщо раніше збори розпочинались з різноманітних пропозицій, то тепер — з повідомлення про кількість читацьких переглядів основних статей та репортажів за попередній вечір і статистики, яку слід знати кожному. Ознакою зміни стала розповідь про смаки сучасного читача, а не про редакторські забаганки.
Традиції й шаблони змушують оригінальну мету зустрічі загубитись. Для того, щоб визначити ціль зібрання, Прія Паркер радить наступне:
Погляньте на речі під ширшим кутом зору. Деякі шкільні вчителі мають за мету викладання своєї дисципліни. Інші ж бажають зацікавити школярів у своєму предметі. Згадайте, уроки яких ви відвідували з нудьгою, а яких — з наснагою. Глибше розуміння мети — перший крок до живого спілкування.
Зрозумійте ваші мотиви. Як і «Перша Шпальта», деякі зустрічі згубили свою оригінальну мету в традиційності. Наприклад, ви збираєте родину на початку літа біля озера. Чому саме на початку літа? І чому щорічно обираєте саме це місце? Так робив ще ваш прадідусь й для нього дата й місце мали значення. Можливо, ці атрибути вже не такі важливі, зважаючи на те, що родина тепер складається з молодших поколінь.
Рухайтесь назад від кінцевого результату. Чого ви прагнете досягти, збираючи працівників на нараду? Подумайте над результатом — це допоможе зосередитись на самій зустрічі й не зробить її зібранням заради зібрання.
Вечірка починається на сходах
А зустріч — з того моменту, як гості дізнались про неї. Тому підготовчий етап є одним з найважливіших:
Один мій колега, спеціаліст з розв’язання конфліктів, навчив мене принципу, який я ніколи не забуду: 90 відсотків успіху зустрічі визначається підготовкою до неї.
Головна помилка — це концентрація на речах, а не гостях. Музика, їжа, оформлення є важливими, але найголовніше — це люди. Прія Паркер пропонує два базових принципи, що допоможуть подумати про гостей на підготовчому етапі:
1. Більші жертви — більше турботи. Люди, що долають заради вас великі відстані чи мають фінансові витрати, повинні сповна відчути вашу турботу.
2. Викличте потрібний стан у гостей до того, як вони прийшли. Важко розпочати танцювальний вечір, якщо люди прийшли втомлені. На робочому засіданні люди не будуть відверто ділитись думками, якщо вони налаштовані цинічно.
Є одна важлива дрібниця, що має потенціал зробити зустріч незабутньою — запрошення.
Надрукувати текст, чи написати? Вислати електронною поштою, чи інакше? Насправді важливо те, які очікування ви формуєте у гостей. Один зі способів зробити це правильно — дати зустрічі назву.
Рейчел Грінбергер, керівниця Коледжу Бебсона в Массачусетсі, мала написати розклад візитів студентів до неї. Вона не хотіла називати їх „прийомами“ чи „консультаціями“, бо це мало вигляд такий, наче когось змушують, ніби то одностороння угода. Грінбергер хотіла познайомити студентів один з одним, тож вирішила щотижня скликати їх на дискусію „Засідання за столом“. З часом студенти почали приходити не лише з ноутбуками, але також із власними кулінарними виробами.
Тон, в якому написане запрошення, разом з назвою допоможуть гостям зрозуміти мету зустрічі. Тому на сходини вони з’являться вже у відповідному настрої.
Мистецтво збиратись разом
Часом господарі забувають, що загнати людей в одне, хоч і гарно вбране, приміщення — недостатньо. Хороша зустріч не потребує ані грошей, ані гарних столових приборів. Погану ж не врятує навіть казкове місце й жива музика. Мистецтво зустрічей потребує відповідальності.
«Зустрічами, які приносять людям користь, порядкує людяний авторитет. У таких зустрічей є сильна, впевнена рука, що орудує не задля власної вигоди, а заради інших. Людяне керівництво слугує на користь гостям. Воно захищає їх від хаосу й тривоги, від тиску інших честолюбних гостей — самозванців, які заважають реалізації мети».
Чи наважитесь ви стати людяним, але авторитетним господарем? Прія Паркер в «Мистецтві збиратись разом. Як організувати змістовну та результативну зустріч» розповідає як це зробити.
