Трепещите, любители «срочных» и «горящих» дел! Бойтесь, адепты дел на секундочку и выражений «нутыжэксперт»! Бегите те, кто используют смайлики в корпоративных письмах!
Они идут.
Ильяхов и Сарычева с книгой «Новые правила деловой переписки». И чтобы достойно подготовиться к прочтению новой работы от авторов «Пиши, сокращай», kniga.biz.ua подготовили подборку вредных советов по деловой переписки. И если вы узнали себя или своих коллег — предупреждаем: все совпадения случайны.
Присылайте вложения отдельным письмом
Если обещаете прикрепить к письму файл, не спешите выполнять обещанное. Пришлите его отдельным письмом. Есть что-то романтическое в этом ожидании важного отчёта или макета логотипа для заказчика.
Полезный совет: не забывайте прикреплять файлы. Некоторые почтовые клиенты (например, Gmail) сами напоминают об этом, если в теле письма написано «Прикрепляю».
Подключите автоответчик на письма клиентов и коллег
Автоматические ответы на письма — это происки бездушных машин. Не дадим роботам отобрать наши заводы, фабрики, поля, почтовые клиенты и мессенджеры! Ну и что, что клиенту нужен подарок на завтра, а письмо увидели вечером накануне? Зато ответ вышел максимально индивидуальным.
Полезный совет-размышление: автоответчик тоже может бесить. Чтобы не было как на скриншоте выше, включайте его только если вы в отпуске больше 1 дня.
Обсуждайте сложные задачи в переписке
Обсуждать сложные многоступенчатые задачи лучше в переписке. Туда и примечания клиента можно приложить, и 10 вариантов решения, и планы на будущее. Всё для того, чтобы человек пришел домой, включил ноутбук и за 2-3 часа со всем разобрался.
Полезный совет: Обсуждайте сложные или важные задачи вживую. В режиме live можно сразу считать реакцию членов команды, найти неожиданное решение и провести мозговой штурм.
Просите подтверждение получения письма
Если письмо очень важное, попросите подтвердить его получение. Можно еще отдельно и прочтение — а то почтовые клиенты часто барахлят. Это же важно!
Полезный совет: не просите подтвердить письмо. В противном случае вы дважды нагрузите адресата: ему нужно не только ответить на ваше письмо, но и дополнительно подтвердить получение.
Оправдывайтесь, если пропустили сроки или плохо выполнили задачу
Знаете, кто выигрывает в спорах? Тот, кто лучше всех умеет оправдываться. Не успели на scrum meeting? Пробки в 6 баллов к вашим услугам. Не сдали вовремя макет лендинга заказчику? В этом точно замешана собака, которая съела флешку с графическими материалами. 
Полезный совет: не нужно оправдываться. Иногда планы ломаются и нужно передоговориться — но не грузить собеседника проблемами.
Максим Ильяхов, Людмила Сарычева
