Скорее всего, в мире нет ни одного занятого человека, который бы время от времени не задавался вопросом как успевать больше на работе. И вам тоже часто не хватает пару минут/ часов, чтобы выполнить задачу вовремя?
Сегодня у нас в блоге советы о том, как эффективнее использовать время и успевать делать больше от специалистов компании Yaware, специализирующейся на учете и хронометраже использования рабочего времени. И еще немного полезных книг, которые помогут овладеть искусством управления рабочим временем.
5 приемов повышения эффективности использования рабочего времени
1. Планируйте свое время
Это, пожалуй, основное правило, придерживаясь которого можно значительно повысить показатели своей эффективности и достичь поставленных целей. Причем действует это правило как на работе, так и в личной жизни.
Как сказал как-то Александр Вампилов: “Мечты, которые сбываются, – это не мечты, а планы”.
Если у Вас нет плана, то и мечтам сбыться остается мало шансов. Есть вероятность, что Вы упустите из виду что-то важное. Не то, чтобы встреча с партнером вылетела у Вас из головы, нет. Вы о ней конечно же вспомните. Но риск опоздать, прийти неподготовленным и, как следствие, сорвать сделку, возрастает.
Чтобы такого не случалось с Вами, планируйте свой день. Записывайте все важные встречи и задачи. Причем не просто записывайте, а указывайте время возле каждой из них, оставляя резерв на “ЧП”. Так Вы точно ничего не упустите и очередная задача не окажется для Вас сюрпризом.
2. Расставляйте приоритеты
Изо дня в день на Вас наваливается куча важных, приоритетных задач и Вы не знаете, как к ним подступиться? Это и нам знакомо. Главное – правильно расставить приоритеты.
Если задача не принесет результат и ни на шаг не приблизит Вас к намеченной цели, можете смело вычеркнуть ее из списка или отложить в “долгий ящик”. Ведь зачем делать то, что не принесет никакой пользы.
Ошибка многих в неумении расставлять приоритеты и отличать важные задачи от второстепенных. Но это вовсе не проблема.
Расставлять приоритеты поможет “Матрица Эйзенхауэра”, согласно которой, все задачи делятся на 4 типа:
● срочные и важные —к их решению нужно приступать незамедлительно;
● важно, но не срочно — можете немного отложить их решение;
● срочно, но не важные — по возможности смело делегируйте коллеге;
● не срочно и не важно — ликвидируйте эти задачи.
Оцените, к какой категории относится Ваша задача и только потом приступайте к ее решению.
3. Не пытайтесь сделать все и сразу
Многозадачность – еще одно заблуждение эффективного использования времени.
Когда Вы говорите по телефону с клиентом и параллельно отвечаете на письмо – это вовсе не талант, доставшийся Вам от Юлия Цезаря.
Зайдите в свой электронный ящик и прочтите письма, которые писали параллельно с выполнением других задач. Вы все еще думаете, что именно “такое” изложение информации и ошибки в каждом предложении это то, что от Вас хотели получить клиенты?
Забудьте о многозадачности! Поверьте, гораздо эффективнее последовательно выполнять задачу за задачей, чем то и дело переключаться и тешить себя иллюзией высокой продуктивности.
4. Интенсивно работайте, умело отдыхайте
Здесь, как никогда, подойдет правило 52/ 17. Суть его заключается в следующем: 52 минуты Вы интенсивно работаете, не отвлекаясь ни на приглашения коллег выпить чаю, ни на “супер-важное” сообщение от подруги ВКонтакте. 52 минуты упорной работы, больше ничего.
Затем — 17 минут не менее интенсивного отдыха, в котором и мысли не будет о работе. Вы хорошо потрудились и имеете полное право отдохнуть.
Помните, если Вы целый день работаете за компьютером, то поменять вкладку с GoogleDoc на Facebook и просидеть 17 минут в сети – это не отдых, это пустая трата времени. Забудьте о компьютере, смартфоне и других гаджетах, которые якобы позволяют Вам отвлечься от работы. Выйдите на улицу, поболтайте с коллегами (наверняка Вам есть что обсудить, помимо работы) или сыграйте в теннис (как это делаем мы).
Отдых – это залог успеха. Так Вы не только повысите свою продуктивность,но и сохраните здоровье.
5. Контролируйте поглотителей времени
Как бы тщательно Вы не спланировали свой день, какими бы правилами не пользовались, без контроля рабочего времени не обойтись.
Чаепития, перекуры, разговоры с коллегами и серфинг интернета – без этого не проходит ни один рабочий день. Кто-то больше отвлекается, кто-то меньше, но часть времени тратится впустую и это факт.
Безусловно, без перерывов не обойтись. Но нужно пересмотреть свое отношение к ним и к времени в целом.
Если во время обеденного перерыва Вы 15 минут потратите на просмотр странички в ВКонтакте, то ничего плохого не случится. Но если вместо того, чтобы обзвонить 10 клиентов Вы час просидите в Интернете, то и результат будет соответствующий. А именно: потраченное впустую время, невыполненные планы, зарплата меньше ожидаемого, чувство усталости и неудовлетворенности своей жизнью.
Чтобы этого не произошло ведите хронометраж рабочего дня (например, в системе Yaware) и возьмите под свой контроль “пожирателей” времени. Так Вы не только успеете сделать все запланированные задачи, но и найдете дополнительное время на себя и своих родных (они за это Вам будут благодарны).
И напоследок: мыслите позитивно! Это поможет Вам в достижении поставленных целей и личностном росте.
Как успевать больше на работе – полезные книги
Максимальная концентрация. Как успевать больше в эпоху клипового мышления
Если вы дошли то точки кипения, то советы психолога с 35-летним стажем Люси Джо Палладино вам однозначно помогут. Люси предлагает практичные решения для всех, кто имеет дело с большим числом задач и не может полностью сконцентрироваться на каждой из них.
Читать отрывок: http://kniga.biz.ua/book/psychology/59/4690/
18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела
Простое и действенное практическое руководство, которое позволит вам организовать свою жизнь вокруг того, что для вас по-настоящему важно. Здесь вы найдете инструменты и приемы, которые помогут вам добиться поставленных целей, сосредоточиться на главном и не растрачиваться по пустякам.
Читать отрывок: http://kniga.biz.ua/book/psychology/59/4216/
Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль
Книга особенно полезна для руководителей. Автор — знаменитый маркетолог и консультант Дэн Кеннеди делится своими жесткими советами по организации времени для людей занимающих ответственные посты, вынужденных проводить немало времени в дороге и решать одновременно сотни задач.
Читать отрывок: http://kniga.biz.ua/book/psychology/59/3879/
Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности
В книге вы найдете конкретные советы по поводу того, как выработать новые, более эффективные привычки и постоянно совершенствовать личный стиль работы. Они были сформулированы на основе опыта сотен тысяч высокоэффективных людей, которые прошли обучение в компании PEP®WORLDWIDE почти за 30 лет ее существования.
Читать отрывок: http://kniga.biz.ua/book/psychology/59/3465/
На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов
Автор книги входит в совет директоров четырех компаний, успевая преподавать в Гарвардской школе бизнеса. В книге он рассказывает, как правильно ставить цели и ранжировать их по приоритетности, какие навыки необходимы для успешной карьеры и как их получить, как быть максимально эффективным в повседневной работе, в командировках и на совещания.
Читать отрывок: http://kniga.biz.ua/book/psychology/59/3771/
Эта странная жизнь
И в дополнение — еще одна книга, она не является пособием по эффективному управлению рабочим временем или сборником техник по максимальной концентрации на рабочих задачах. Эта книга – биография выдающего ученого, который создал и всю жизнь применял собственную систему учета и хронометража своего времени, но и оставил грандиозное научное наследие. Если вы прочитаете эту биографию, то думаю у вас не останется ни одного сомнения в необходимости приобретения новых полезных привычек по эффективному управлению рабочим временем.
Читать отрывок: http://kniga.biz.ua/book/psychology/59/4083/