Миром правят те, кто мчится впереди всей планеты. Не отличники, не политики и даже не миллионеры. Будущее мира в руках людей, которые чувствуют тенденции до того, как они стали попсой. Катерина Ленгольд именно такая личность. О ее феноменальной продуктивности мы узнали после выхода в “Манн, Иванов, Фербер” agile ежедневника “Космос», который моментально стал хитом продаж.
“Что такого особенного в этом планере?” — могут спросит только те, кто им никогда не пользовался. Катерина взяла лучшее приемы из Agile, гибкой методологии разработки программного обеспечении, и создала оригинальную методику планирования и достижения целей. В ее основе — 9-недельные спринты, планирование недели, расписание утренних и вечерних ритуалов, и регулярное подведение итогов. Такое строгое расписание Катерина применила для работы и личного развития. И вуаля — она самый молодой вице-президент в мировой аэрокосмической индустрии.
Также Катерина Ленгольд проштудировала множество книг по тайм-менеджменту и продуктивности, собрала самые полезные техники, протестировала на себе, и подвела итоги в своей новой книге — «Просто космос. Практикум по Agile-жизни, наполненной смыслом и энергией”, о которой мы сегодня и поговорим.
Простые сложности жизни в стиле Agile
Если вы познакомитесь с биографией автора книги “Просто космос”, то удивитесь когда только она все успевает. Руководящая должность в Кремниевой долине, тысячи подписчиков в социальных сетях, любимый мужчина, собака и миллион увлечений. Катерина находить время на чтение, языки, ЗОЖ и путешествия. И даже на написание книг.
Жизнь в стиле Agile — это возможность пробовать новое каждый день.
Главный грех 21 века — попытка успевать все и сразу. Мы хотим заниматься несколькими проектами одновременно, посещать всевозможные воркшопы и мастер-классы, а еще йогу и пилатес, уделять внимание семье, пить кофе и/или вино с друзьями, и этому списку нет конца. Но никто не может успеть все. Многозадачность не работает. Чем ближе мы подходим к заветной цели, тем больше нам хочется все бросить, забыться и спрятаться. Мы выгораем, теряем мотивацию и эффективность. Метод краткосрочного планирования, который так нравится Катерине Ленгольд, способен уберечь нас от последствий современного ритма жизни.
Планирование по методологии Agile предполагает, что идти к большому результату нужно маленькими шагами. Каждый план действий делится на этапы. Каждый шаг тщательно обдумывается, и лишь потом делается. Потом подводятся итоги и происходит планирование следующего этапа. Весь секрет в том, чтобы сократить дистанцию между “Хочу” и “Ура, я это сделал(а)”. Мы должны научится правильно расставлять приоритеты в задачах, делегировать дела, и тратить энергию только на то, что приносит пользу конкретно вам.
Все мои достижения — результат упертости и умения ставить четкие цели, нарезать их на маленькие кусочки, планировать шаги для их реализации и находить мотивирующую морковку — награду за достигнутые результаты.
Мы продемонстрируем вам несколько техник краткосрочного планирования из книги «Просто космос». Автор уверяет, что она научилась даже бездельничать и прокрастинировать с пользой. А планирование она тоже планирует. Звучит смешно, но нужно пробовать.
Сила накопительного эффекта
Что вы делаете, когда есть 5 свободных минут? Чаще всего бездумно листаете ленту соц.сетей или гуглите какую-то глупость. А что вы можете успеть сделать за 5 минут? Ответить на емейл, заварить чай, постоять в планке. И вообще, как понять, 5 минут – это много или мало для полезных дел? Давайте посмотрим на другом примере. Если каждое утро читать по 30 страниц, то за месяц ваш to read list уменьшится на 3 книги.
Это и есть сила накопительного эффекта — один из секретов планирования по Agile. Не ставьте высокую планку с первого дня, а начинайте с малого, и постепенно увеличивайте сложность. Например, если вы никогда не занимались легкой атлетикой, то и на марафоны записываться нет смысла. Но если завтра вы пробежите 1 раз вокруг стадиона, то через месяц сможете преодолеть три круга, а через полгода семь и т.д.
Сядьте, расслабив плечи. Наполните легкие и живот воздухом до предела, задержите на две секунды дыхание, выдохните. Перед следующим вдохом также задержите дыхание на два счета. Дышать нужно носом, не спеша. Мне обычно хватает пяти повторов, чтобы стресс отступил.
А если до сих пор не верите в силу накопительного эффекта, посмотрите на эту картинку:
Техника помидоров и разрезанных слонов
Все задачи Катерина Ленгольд советует разбивать на блоки длинной 30 минут: 25 рабочих и 5 для отдыха. Эта технику под названием Pomodoro придумал Франческо Чирилло в конце 1980-х. Конечно, ее нелегко внедрить в классических офисах с графиком с 9 до 18, и с обедом по расписанию. Но даже адаптированная версия под ключ будет эффективной.
Если вам нужно съесть слона, сначала нарежьте его на кусочки.
Базовые принципы метода Pomodoro:
- Определитесь с заданием, которое нужно выполнить;
- Поставьте таймер на 25 минут;
- Приступайте к заданию, и работайте, ни на что не отвлекаясь;
- Если вам в голову пришла мысль, не связанная с “помидором”, запишите ее, и быстро вернитесь к заданию;
- После каждого “помидора” отдыхайте 5 минут. После блока из 4 “томатов” устройте перерыв на 20-30 минут.
Типичный день Катерины Ленгольд состоит из десяти задач-«помидоров» (пять до ланча и пять после) и четырех «помидоров» «буферного времени». В чем плюсы планирования дел по-итальянски? Во-первых, тайминг отлично мотивирует. Вам всегда дышит в спину такой себе мини дедлайн. Во-вторых, маленькие задачи не так сильно пугают наш мозг, как большие.
Техника на практике: Перед вами задача на 10 часов «Подготовиться к конференции». Цифра в левой колонке обозначает количество «помидоров», необходимых на ее выполнение.
Собираем день как конструктор
Следующая методика планирования очень простая, и этим привлекательная. Ее используют как для рабочих дней, так и для выходных. Цель техники в том, чтобы найти баланс между всеми сферами жизни за 24 часа. Ведь очень часто мы стремимся переделать всю работу на свете, но не успеваем поужинать с любимым человеком, позвонить родителям, досмотреть, в конце концов, седьмой сезон “Игр престола”.
Разделите день на 4 блока по 4 часа, и каждый из них посвятите отдельным сферам жизни (сон не в счет ;)). В этих блоках отведите 3 часа на важные задания, и 1 час на безделье, отдых и прокрастинацию. Блоки посвящайте всему, что хотите: работе, личному развитию, фрилансингу, хобби, семье, животным, благотворительности, спорту и т.д. Придерживаться такого порядка ежедневно сложно, но общая структура поможет вам сбалансировать все важное в жизни.
6:00–10:00 БЛОК № 1. ЛИЧНОЕ РАЗВИТИЕ: Три часа на рефлексию, спорт, неспешный полезный завтрак, чтение бизнес- и развивающей литературы (если часть этого времени вы в дороге на работу, можно послушать аудиокниги в машине)
10:00–14:00 БЛОК № 2. РАБОЧИЙ, ПРИОРИТЕТЫ Три часа на ключевые рабочие задачи + час на ланч/прогулку на свежем воздухе, если возможно, 30-минутный сон
14:00–18:00 БЛОК № 3. РАБОЧИЙ, РУТИННЫЕ ЗАДАЧИ Три часа на рутинные рабочие задачи и встречи + час на перерыв (покопаться в соцсетях, почитать рассылки, поболтать с коллегами, перекусить)
18:00–22:00 БЛОК № 4. ОТНОШЕНИЯ Время на качественное общение с любимыми за ужином (можно пару раз в неделю пригласить друзей), позвонить родителям + час перед сном на чтение вдохновляющей или художественной литературы.
9-недельные спринты спешат на помощь
Долгосрочное планирование не работает — уверяет Катерина Ленгольд. Давайте поразмышляем почему. С далеко идущими планами есть шанс промахнутся с пунктом назначения. А вдруг вы передумаете в процессе? Например, вы решили бросить работу и открыть ресторан. Но в процессе бумажной волокиты потеряли интерес к вкусной кухне и предпринимательству (всякое бывает). Кто компенсирует ваше время и инвестиции в бизнес? А никто.
Преимущество 9-недельных спринтов в том, что риски не так велики. Вы можете остановиться и пересмотреть план действий. Или вообще прекратить идти по плану. 9 недель — это всего лишь 2 месяца и еще 7 дней. Этого времени достаточно для больших свершений, но не достаточно для больших косяков.
Многочисленные исследования показывают: чем конкретнее вы сформулируете свои планы, тем выше вероятность их осуществления.
3 советы по планированию спринтов:
- ставьте перед собой максимально конкретную цель;
- ставьте перед собой легко измеряемую цель (да-да, в цифрах);
- не забывайте, что “дедлайн буквально за углом”;
Техника на практике. Цель № 1: попробовать предпринимательство на вкус
Статья в тему: Самый лучший день: обзор новых творческих блокнотов
Зачем вам книга «Просто космос»?
Книга Катерины Ленгольд маленькая, но сильная. Помимо представленных выше техник планирования дел, в ней есть масса полезных советов по тайм-менеджменту, продуктивности и личной эффективности, об отдыхе и заботе о собственной энергии. В книге вы найдете:
— чем опасны to do листы;
— как заправленная кровать влияет на продуктивность;
— как избавиться от токсичного окружения;
— как прокрастинировать с пользой;
— шаблоны планов. которые использует Ленгольд;
— забавная визуализация главных идей раздела;
— форма обещания не сходить с дистанции;
— рецепты энергетических завтраков;
— магические утренние ритуалы;
— основы вербализации страхов;
— правила эмоциональной гигиены;
