Как и почему у меня не получилось внедрить метод Яны Франк по книге «Муза и чудовище» с первого раза

Одержимость «управлением временем» — это такая же одержимость, как одержимость саморазвитием, бегом, здоровым питанием, похудением, развитием…

Мое личное мнение, которое совершенно не претендует на истину, состоит в том, что одержимость тайм-менеджментом и мода на то, чтобы все успевать, связана с осознанием и перевариванием страха смерти. Нам хочется сделать минутки и часы, которые отведены нам природой, максимально полезными. Срубить дерево, разрушить дом, воспитать дочь. ©

На старте карьеры я уделяла саморазвитию так же много времени, как и сейчас. В офисной библиотеке я прочитала несколько книг по тайм-менеджменту: Глеб Архангельский «Тайм-драйв», унылое и скучное введение в GTD и книгу «Муза и чудовище» Яны Франк. GTD тогда не задела меня, так как учебник был действительно унылым. Тайм-драйв был про принуждение делать нужные дела и есть лягушек по частям, я взяла себе правило лягушки (есть лягушку на завтрак, т.е. делать одно неприятное мелкое дело в день прямо с утра).

Книга Яны Франк вызвала у меня огромный трепет и возбуждение, потому что я не понимала, о чем там, и не могла себе в этом признаться. Я повела дневник пару недель и бросила, так как никогда не была способна на повторяющиеся бессмысленные действия.

Спустя 4 года пережив эмоциональное выгорание и утратив почти на полгода способность работать, я вспомнила о книге Яны Франк. Я наконец-то поняла, о чем говорила Яна, и ее система показалась мне отличным способом организовать творческие нелинейные задачи. Я перечитала книгу Яны еще раз, первый раз, чтобы напомнить себе о чем там, а второй — останавливаясь почти на неделю между главами, чтобы реально внедрить то, что там написано.

Почему система не прижилась у меня в первый раз?

Во-первых, я не видела смысла в отдыхе и не понимала, что это такое. По внутренним психологическим причинам я слишком сильно не напрягалась, потому сильно и не отдыхала, потому «усталость», «необходимость делать перерывы» были мне неясны. А в реальности я особо не «выкладывалась на полную», а если и делала это, защищая диплом или проводя важный ивент, то после этого заболевала или долго отдыхала и приходила в себя.

Во-вторых, я шла ко внешним целям, не сопоставляя их со своими внутренними целями. Иначе говоря, продажа 100% билетов на конференцию, вымытая посуда, написанная статья или глаженная юбка была нужна кому-то во внешнем мире, а мне нужна была похвала, поощрение и зарплата от этих самых людей из внешнего мира, а никак не сделанная задача и ее результаты.

В-третьих, я не понимала, как можно работать над большой задачей всего 45 минут, а над маленькой аж 15 минут. Декомпозиция задач еще была мне неведома, я предпочитала делать одну большую задачу не отрываясь несколько часов, а потом просто тупить в монитор, делая мелкие задачи типа «обзор прессы». Да и работа не требовала от меня качества на исходе моих сил. У меня были сложности с планированием ресурсов, чтобы получить одинаковое качество работы. В презентации нередко мог быть один гениальный слайд и откровенно проходные все остальные.

В-четвертых, у меня не получалось планировать так называемое «Время стоматолога». Из плана дня нужно смело выбрасывать время на дорогу и время на встречи. Вы приходите к стоматологу, у вас во рту ковыряются 2 часа и все это время вы не можете ни говорить, ни писать, ни думать о чем-то. А после этого самочувствие настолько отвратительное, что можно только лежать и ни о чем не думать. Так вот, «Время стоматолога» нужно идентифицировать, вычеркнуть из своего расписания и забыть о нем. Планировать то, что осталось, и по-возможности сокращать «Время стоматолога» до минимума. Разумно выстраивая логистику перемещений по городу, совмещая рутины домашних и рабочих дел.

Ревизия смыслов перед внедрением [любой] системы тайм-менеджмента

Книга Яны Франк подходит для взрослых осознанных людей, которые сами составили список дел, приняли и осознали цели, к которым ведет «сделывание» этих дел, и сами расставили приоритеты между целями. И люди эти, в принципе, стремятся к счастью и к комфорту, а не к постоянным страданиям.

Эта система не подходит для тех, кто не готов улучшать свою жизнь, кто не готов жить осознанно и для тех, кто выполняет внешние цели, т.е. делать что-то, что нужно другим, а не ему самому. Очень много внимания в книге уделено тому, чтобы понять, что мы не делаем из-за того, что мы это ненавидим и о том, как улучшить ситуацию. Очень много Яна говорит о выборе, о расставлении приоритетов в своей жизни. Приоритетов как повседневных, так и стратегических. Яна не предлагает смиряться с вещами, которые ты не можешь принять.

У меня нет такого опыта, но если вы прокрастинируете, потому что ненавидите эти задачи, эту работу и людей, с которыми вам приходится ее делать — тут нужен не тайм-менеджмент, а психотерапевт или хороший психолог.

Для того, чтобы планировать свою жизнь и внедрять какую-либо систему, а особенно эту, мне нужно было понять, кто я, к чему стремлюсь, о чем мечтаю и чего хочу достичь. И под это мне нужно было планировать, и если цели не ясны, 100% времени посвятить их выяснению, или организации состояния, в котором комфортно ожидать подходящих обстоятельств. И уже под этот план подстраивать свои реальные ресурсы. Раньше этого не стоит ввязываться в долгосрочные проекты из-за их внешней привлекательности или выгоды или престижа или чего угодно.

Потому что все бесцельные и не связанные с внутренними задачами цели я или провалила, или они стоили мне здоровья и приятного эмоционального состояния.

Система тайм-менеджмента не внедряется, если нет внутреннего принятия и согласия на ту работу, которую нужно сделать.  

Чем мы управляем на самом деле: временем или ресурсами?

Основная мысль Яны состоит в том, что мы управляем не временем в чистом виде, а нашей производительностью в это время. Что есть ресурсы, такие как сила, здоровье, деньги и для того, чтобы сделать какой-то объем задач, нам нужно израсходовать эти ресурсы.

Если выходить за пределы этой книги и почитать про мотивацию и энергию, то можно сказать, что часть нашей повседневной деятельности наполняет нас энергией, а часть — расходует ее. Яна рекомендует выяснить для себя самое ресурсное время, понять сколько и чего мы можем сделать в единицу времени, и исходя из этого планировать.

И из этой мысли выходят целых две:

1) Ресурсы конечны и ограничены. Это значит, что всегда нужно от чего-то отказываться, что-то делать во-первых, что-то во вторых. И самое важное — знать, на что сколько ресурсов уходит. Реально, а не в наших фантазиях. Т.е. реально мониторить, сколько времени уходит на то или иное дело и планировать исходя из того, что мы ХОТИМ сделать и что мы МОЖЕМ сделать.

2) Перфекционизм не имеет смысла. Можно мечтать о книге с 300 иллюстрациями, но ресурсы есть только на 50. Нужно не плакать или изнасиловать себя, а флексить по системе Бюро Горбунова, т.е. уменьшать количество сделанного, но не отказываться от решения задачи, ради которой мы все это затеяли. Есть достаточный минимум ресурсов, ему и нужно следовать, не жертвуя качеством. Если результат, который мы можем получить, использовав те ресурсы, что у нас есть — неудовлетворителен, то не стоит вообще тратить его на эту задачу.

Потому внедрение метода Яны похоже на эксперимент, первый этап которого — наблюдение. Мы просто мониторим, сколько времени на что уходит без оценок или попыток что-то изменить. Цель — найти потерянные минуты и часы, т.е. такие, в которые мы не можем сказать, чем занимались.

Что такое творческая работа на самом деле?

Многих людей, которым может быть очень полезна эта книга, отпугнет приставка «для творческих людей» и это может привести к заблуждениям.

Эта книга для тех, кто работает над одной и той же монументальной задачей и всегда знает, что ему делать, но не может выкроить время. Или для тех, в чьей работе нужно что-то придумывать, будь то идеи для презентаций, статьи, продукты. В общем, для тех, кому нужно подумать головой и породить что-то новое — от системы вентиляции до нового чертежа.

Эта книга для тех, кто знает, чем займется, если время и настроение совпадут.

Что такое «невидимые задачи»?

Важная мысль, на которую наводит Яна, это то, что, говоря «желаю порисовать», мы по факту актуализируем еще и задачу «разложить все для рисования», «помыть кисти», «убрать после». Есть невидимые задачи-рутины, которые мы ненавидим, или задачи, о которых мы даже не подозревали, что их нужно будет сделать, пока не взялись за работу.

Например, делая такую задачу, как изготовление удлинителя, мало кто планирует задачи «убрать инструменты» и «подмести за собой мусор».

Яна предлагает совмещать похожие рутины, но мало говорит о том, что всю работу нужно начинать с запуска автономных процессов и озадачивания других людей, если от вашей работы зависит их работа. Я думаю, это потому, что каждый сам индивидуально для себя может определить, какие дела ему делать последовательно. Но в смысле поиска «задач-лонгальеров» полезно обратное планирование, в котором нам предлагается размотать клубок и понять, что влияет на нашу работу и какие задачи нужно сделать ПЕРЕД тем как приступать к задаче. На простом примере сайта это может быть покупка домена и выбор хостинга.

Пример из моей практики:

Тут я хочу передать привет всем, кто хоть раз в жизни делал сайт 🙂 Задачи «сделать сайт» не существует. Есть задача разработать весь контент, а вот сформировать оболочку для него — быстрая и очевидная задача на 2-3 недели. Если бы мы нормально декомпозировали эту задачу всякий раз вместе с клиентом, не было бы столько боли у клиентов, столько просраных дедлайнов, разорившихся веб-студий и негатива в мире.

Потому что в процессе мы бы жертвовали иллюстрациями в блоге, потому что нету у клиента денег на уникальную картинку к каждому посту, а у копирайтера мозгов придумывать оригинальную иллюстрацию, нету у компании ресурсов фоткать весь коллектив профессионально…

Во время доставать и декомпозировать невидимые задачи, регулярные рутины и задачи, которые не зависят от конкретного исполнителя — это важная магия тайм-менеджмента.

Иногда 100% времени сжирается вот такими невидимыми задачами, и ни ресурсов, ни времени не хватает на те заветные 5% творческой работы, которые превращают свинец в золото. И мы просыпаемся, окруженные сырыми недоделками, которые не приносят результата, и не можем понять, что же мы делали все это время.

Кому на самом деле принадлежит ваше время?

Эта книга еще и о том, кому принадлежит ваше время. Если ваше время постоянно воруют спонтанные задачи, перекладывающие на вас ответственность коллеги, ставящие перед фактом домашние и дети, неопределенность и сообщения во всех мессенджерах, а ваша работа — это постоянные встречи с другими людьми и общение с ними, а в перерыве от этого всего вы в таком шоке, что вас хватает только на листание ленты в соцсети и написание возмущенных лонгридов в фейсбук… Никакая система тайм-менеджмента не поможет.

Вежливая и деликатная Яна уделяет целую главу тому, что любой пожар ждет 15 или 45 минут, по крайней мере в работе офисного планктона, которым большинство из нас является. И что когда наступит настоящая катастрофа, информация о ней дойдет до вас сквозь выключенный телефон, закрытую дверь, отключенный мессенджер. А все остальное может подождать, пока вы, наконец-то, поработаете.

Из своего опыта внедрения этой системы могу сказать, что для того, чтобы планировать время, нужно отнять его у всех, кто его забрал, и распорядиться им согласно своим целям. Вы не обязаны брать трубку, когда вам звонят, отвечать на сообщения, если вам пишут. Вы имеете полное право решать, хотите ли вы сейчас разговаривать с кем угодно в этом мире, включая президента США, Господа Бога и Санта-Клауса, или вам важно наконец-то дописать статью в блог, дошить воротник платья или закончить верстку личного сайта.

Есть множество способов отнять время: множить ремонт на 2 раза при планировании, закладывать чуть больше времени, сокращать избыточный функционал… Делать только то, что важно на самом деле, вносить минимальные изменения, быстрее согласовывать и быстрее принимать решения…

Но самый простой способ это сделать — исключить из своей жизни лишнее общение и безответственных людей, а если вам повезло иметь с такими дело и вы не можете их организовать, перестать получать зарплату за одного, а делать работу за десять человек.

Иными словами перестать служить внешним неосознанным целям и начать служить внутренним, которые мы сами выбрали. Как только я наглядно увидела, чего мне стоят часовые разговоры с друзьями по телефону — перестала брать трубку в рабочее время. Мои друзья знают, что меня невозможно выловить «просто потусить». Для общения должна быть понятная цель, тема и обмен эмоциональными поглаживаниями строится вокруг нее.

Важная ремарка: метод Яны не про то, чтобы как робот делать только общественно важные дела или работу. Яна говорит о том, что нередко мы мало мотивированы или усталы потому, что в суете на отдых нет времени точно также, как и на работу. Мы не можем выделить время на чепуху, на посиделки с друзьями, на горячую ванну, полную пены, или на хобби именно потому, что как же так, важные дела не сделаны. Потому Яна рекомендует вписать одно из супер важных дел отдыха в расписание, как только оно устаканится. Со своей стороны могу сказать, что это своего рода награда за внедрение системы управления временем.

Еще раз о том, кому, как зачем и для кого метод Яны Франк:

1. Метод Яны подходит тем, кто хочет добровольно, а не через насилие над собой идти к своим целям.
2. Метод Яны подходит тем, кто знает свои цели или работает над тем, чтобы их найти.
3. Метод Яны про определение и распределение ресурсов, а не только времени.
4. Метод Яны про то, чтобы отделить главное от второстепенного в своих целях, и про то, чтобы принять неизбежные рутины своей жизни и делать их.

Метод Яны Франк стоит пробовать, если вы хотите внести порядок в свою жизнь.