Говорят, дважды в одну реку не вступишь. Не факт, как показывает опыт Игоря Манна. Особенно, если река эта – работа над книгой. Год назад Игорь Манн написал книгу «Лайфхак на каждый день», которая стала бестселлером. Мы рассказывали о ней в нашей статье «Лайфхаки на каждый день. 365 быстрых способов улучшить жизнь». Почему бы не поделиться наборов «фишек» и «изюминок», но уже в деловой сфере? Те мелочи, которые облегчат и украсят нашу повседневную рабочую атмосферу. Так появилась новая книга Игоря Манна в соавторстве с Ренатом Шагабутдиновым «Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы».
По словам авторов, Игоря Манна и Рената Шагабутдинова, современные работающие люди пропускают сквозь себя огромное количество информации, которую необходимо переосмыслить, переработать, плюс общение с коллегами, многие дополнительно учатся или преподают, а еще не забыть спорт, общение с близкими и друзьями.. Да много еще, с чем ежедневно сталкивается деловой человек. Как не утонуть в повседневных задачах? Именно благодаря маленьким, но эффективным советам.
Время, мотивация, продуктивность
Правило двух минут
Очень простое, но полезное правило: если можете сделать что-то за две минуты, сделайте не откладывая. Если не можете — не держите в голове: перенесите в бумажный ежедневник, в план Evernote, поставьте напоминание в смартфоне или в электронную почту Ничего не доверяйте своей памяти — она изменяет.
Отдельно о памяти. Память – штука полезная. Но из-за постоянных перегрузок она дает сбои. По-настоящему занятые люди знают, доверять памяти – себе делать хуже. Вот что советуют авторы: «минные растяжки».
Продумайте те точки, в которых нужно фиксировать важные напоминания, рабочие вопросы для обсуждения, чек-листы и т. д. Их называют «минными растяжками». Бытовой пример такой растяжки — записка на двери, в которой указан список вещей для путешествия. Здесь реализован ключевой принцип: «растяжка» должна находиться в том месте, которое вы не пропустите.
Кроме того, подобными «минными растяжками» можно и подчиненных контролировать.
Например, в контракте у рок-группы Van Halen было требование: чтобы в чашке со сладостями не было коричневых конфеток M&M. Может показаться обычной придурью избалованных рок-музыкантов. Но это не так. Ребята не хотели издеваться над организаторами. Просто у них было очень дорогое оборудование. И если организаторы концертов пропускали или были невнимательны к такому простому требованию, как конфеты, то можно ли им было доверить оборудование?
Не утоните в социалках
Не секрет, что наш день начинается и заканчивается чтением социальных сетей. Те, кто не работает в социалках могут поставить себе специальную программу в браузере StayFocusd, которая ограничивает время на нерабочих веб-ресурсах. Вы сами решаете, сколько минут в день готовы потерять на развлекательных сайтах (и сделать их список).
Время, установленное вами, отводится на все сайты из списка, его нельзя разделить. Во время пользования запрещенными сайтами иконка приложения в правом верхнем углу браузера будет становиться красной. Когда до конца отведенного на развлечения времени останется пять минут или всего одна, программа вас об этом оповестит. Как только вы исчерпаете время, сайты станут недоступными до конца дня. Программу можно активировать только на будни.
Деловые встречи
«Чаю? Кофе? Воды?»
Никогда не отказывайтесь от предложенного напитка, приходя на переговоры в чужой офис. Исследования, проведенные в США, показали, что принятие/одобрение гостеприимства хозяев повышает вероятность заключения сделки. Пусть и на 2,5% — но и они лишними не будут. Запоминаем. На вопрос «Чай? Кофе? Воды?» — всегда говорим: «Да, спасибо, пожалуй, …» А если вы — принимающая сторона? Исследования показывают, что теплая чашка чая/кофе в руках собеседника также располагает его к вам.
Встреча – а визитки нет
Бывает такое — пришли на встречу, а визитной карточки нет: забыли или они закончились. Есть четыре способа выйти из этой непростой ситуации.
- Используйте заранее приложение up5 — и, если вы не забыли свой смартфон, проблема с визиткой будет решена.
- Создайте профиль в LinkedIn и/или Facebook — и, извинившись за отсутствие визитной карточки, скажите: «Найдите меня в …»
- Попросите еще одну визитку вашего собеседника и напишите свои контакты на ней (самый неправильный способ).
- Возьмите любую купюру из кошелька (просить у собеседника не надо :)) и напишите свою почту и мобильный телефон на ней. Последнее быстро учит не забывать визитки и носить достаточное их количество с собой.
Сканер в телефоне
Scannable от Evernote — удобное приложение, которое самостоятельно определяет границы листа и делает качественные контрастные сканы. Его можно использовать не только для визиток, но и для бумажных документов.
Принятие решений
Правило семи вздохов
Самураи принимали решения на протяжении семи вдохов. Если самураю не удавалось принять решение за это время, он переключался на что-то другое, поскольку это означало, что для решения либо не готов он сам, либо нет подходящих обстоятельств. Принимая решение, задайте себе три вопроса:
- как я буду относиться к этому через десять минут?
- как я буду относиться к этому через десять месяцев?
- как я буду относиться к этому через десять лет?
Некоторые решения могут вызывать в вас неожиданные эмоции, страхи. Каких результатов вы достигнете через некоторое время, приняв то или иное решение?
Электронная почта
Без электронной почты невозможно представить себе работу. Можно ли каким-то образом оптимизировать процессы? Игорь Манн и Ренат Шагабутдинов убеждены, что можно:
Избавляемся от ненужных рассылок в пару кликов — Unroll.Me
Сервис Unroll.Me позволяет вам увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались — умышленно или неосознанно (например, забыв убрать галочку при покупке). После просмотра общего списка вы сможете быстро, в один клик, отписаться от всех ненужных вам рассылок и тем самым значительно освободить свой ящик.
Напоминания об отправленных письмах: FollowUp.cc
Сервис позволяет получать напоминания о письмах, на которые вы не получили ответа. Он очень удобен: при отправке письма вам достаточно поставить в скрытую копию адрес 5days@followUp.cc, и через 5 дней (конечно, вы можете настроить любой удобный интервал и даже сделать повторяющееся напоминание, если вам нужно выходить на связь с каким-то человеком периодически) вам придет напоминание с копией вашего письма.
Удалиться из цепочки праздных писем
Итак, вы попали в копию групповой переписки — в масштабах отдела или компании… Идет обсуждение какого-то нерабочего вопроса или празднование успеха — так или иначе, письма «не по делу» и множатся с каждой секундой. Такие цепочки можно игнорировать, и сделать это несложно:
- В Gmail нужно нажать на кнопку «Еще» (More) в верхней части окна и выбрать в выпадающем меню «Игнорировать». Теперь письма сразу будут отмечаться как прочитанные.
- В Outlook нужно нажать на кнопку «Пропустить» (Ignore) на вкладке «Главная» (Home). Можно пользоваться и сочетанием клавиш Ctrl + Del. В обоих случаях можно изменить свое решение, если вы захотите вновь читать цепочку.
Это только небольшая часть полезных лайфхаков от Игоря Манна и Рената Шагабутдинова. Не все советы применимы, к слову. Есть и такие, которые вызовут «пожимания плечами» у многих читателей. Например, подписка на RSS ленту. Серьезно? Но большинство «фишек» понятны, легко применимы и действительно могут облегчить нашу работу. Так что находим полезные для себя советы и успешно воплощаем их в жизнь.
Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы
